Fachkräfte aus dem Ausland einstellen — Rechtsberatung für Arbeitgeber
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Fachkräfte aus dem Ausland einstellen: Titelwahl, Verfahren, Haftung. Beratung für Arbeitgeber — aus München für das gesamte Bundesgebiet. Kostenfreie Ersteinschätzung über das Kontaktformular oder direkt anrufen: 089 540 239 0.
Ein Pflegeheim in Niedersachsen hat drei Zusagen aus Vietnam und keinen Starttermin. Ein Elektrobetrieb aus Bayern möchte über die Westbalkanregelung einstellen und weiß nicht, ob das Kontingent noch offen ist. Ein Softwareunternehmen hat einen Entwickler aus Bengaluru unter Vertrag, dessen Abschluss nicht anerkannt ist. Ein Generalunternehmer stellt fest, dass sein Nachunternehmer Arbeitskräfte ohne Erlaubnis eingesetzt hat. Vier Unternehmen, vier verschiedene Rechtsfragen — und in allen vier Fällen liegt die Prüfpflicht beim Arbeitgeber, nicht bei der Fachkraft. KLAMERT & PARTNER begleitet Unternehmen von der Titelwahl bis zur Dokumentation, die einer Prüfung standhält. Aufenthaltsrecht ist Bundesrecht: KLAMERT & PARTNER ist Ihr Rechtsanwalt München für die Einstellung ausländischer Fachkräfte und arbeitet bundesweit. Beratung auf Deutsch, Englisch, Ukrainisch, Russisch, Portugiesisch und Hindi. Die Ersteinschätzung ist kostenfrei.
Fachkräfte aus dem Ausland einstellen — was Arbeitgeber rechtlich verantworten
Wer ausländische Mitarbeiter einstellen will, führt kein Personalverfahren, sondern drei parallele Verfahren: das aufenthaltsrechtliche, das arbeitsmarktrechtliche und — häufig — das Anerkennungsverfahren. Sie haben unterschiedliche Adressaten und unterschiedliche Fristen.
Der entscheidende Satz für Unternehmen steht in § 4a Abs. 5 AufenthG: Ein Ausländer darf nur beschäftigt werden, wenn er einen Aufenthaltstitel besitzt, der zur Erwerbstätigkeit berechtigt. Die Prüfung dieser Berechtigung ist Arbeitgeberpflicht. Ein Vertrauen darauf, dass „die Behörde das schon geprüft hat“, entlastet nicht.
Daraus folgen drei Verantwortungsbereiche, die KLAMERT & PARTNER für Arbeitgeber trennt und abarbeitet. Erstens die Gestaltung: Welcher Titel trägt die Stelle, welche Unterlagen liefert das Unternehmen, wie sieht ein Vertrag aus, der ein mehrmonatiges Verfahren übersteht? Zweitens das Verfahren: Zustimmung, Beschleunigung, Kommunikation mit Ausländerbehörde und Auslandsvertretung. Drittens die Compliance: Prüfpflicht, Dokumentation, laufende Mitteilungspflichten, Haftung im Nachunternehmerverhältnis.
„Unternehmen kommen fast immer zu spät zu uns — nicht weil sie nachlässig sind, sondern weil sie die Einstellung als Recruiting-Aufgabe behandeln und erst beim Visumtermin merken, dass es ein Verfahren ist. Der günstigste Zeitpunkt für Beratung liegt vor dem Vertragsangebot, nicht danach.“
— Markus Klamert, Rechtsanwalt und Gründer von KLAMERT & PARTNER
KLAMERT & PARTNER berät Arbeitgeber im gesamten Bundesgebiet. Zuständig für die Ausländerbehörde ist der Beschäftigungsort — das anwendbare Recht ist überall dasselbe. Erstgespräche laufen per Telefon und Video, für wiederkehrende Einstellungen erstellt die Kanzlei eine dokumentierte Verfahrensvorlage.
Der Weg in sechs Schritten — von der Stelle bis zum ersten Arbeitstag
Der Ablauf einer Auslandseinstellung ist in der Reihenfolge festgelegt. Wer Schritte vorzieht, muss sie in der Regel wiederholen.
Schritt 1: Stelle und Qualifikationsanforderung so definieren, dass sie einer behördlichen Prüfung standhalten. Schritt 2: Den Aufenthaltstitel wählen, der diese Stelle tragen kann. Schritt 3: Die Anerkennung der Qualifikation klären — oder den Weg wählen, der ohne abgeschlossene Anerkennung funktioniert. Schritt 4: Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit vorbereiten und die Unterlagen des Unternehmens liefern.
Schritt 5: Das Verfahren beschleunigen, wo es rechtlich vorgesehen ist. Schritt 6: Einreise, Onboarding und die Pflichten erfüllen, die ab dem ersten Arbeitstag laufen.
Realistisch sind für eine Einstellung aus einem Drittstaat mehrere Monate. Steuerbar sind davon die Schritte 1 bis 5. Nicht steuerbar ist die Terminlage der zuständigen Auslandsvertretung — sie ist der Grund, warum ein zugesagtes Eintrittsdatum ohne Vorbehaltsklausel ein Risiko ist.
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Schritt 1: Stelle und Qualifikationsanforderung für die Einstellung definieren
Die Stellenbeschreibung ist im Einstellungsverfahren kein Personalmarketing-Dokument, sondern ein Beweismittel. Die Bundesagentur für Arbeit prüft anhand ihrer Angaben, ob Entgelt und Arbeitsbedingungen denen vergleichbarer inländischer Beschäftigter entsprechen.
Fünf Angaben entscheiden. Erstens die Tätigkeit, nicht nur die Berufsbezeichnung: Was tut die Person konkret, mit welcher Verantwortung? Zweitens die Wochenarbeitszeit, einschließlich vereinbarter Mehrarbeit. Drittens die Vergütung mit allen Bestandteilen — Grundgehalt, Zulagen, Sachleistungen, variable Anteile. Viertens der Einsatzort, weil er die Zuständigkeit bestimmt. Fünftens die verlangte Qualifikation, weil sie die Titelwahl vorprägt.
Ein Punkt wird regelmäßig unterschätzt: Eine Stelle, die formal keine Qualifikation verlangt, verschließt die Fachkräftetitel. Wer eine Stelle als Helfertätigkeit ausschreibt, kann sie später nicht als qualifizierte Beschäftigung durchsetzen. Umgekehrt gilt seit der Reform des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes: Anerkannte Fachkräfte dürfen grundsätzlich jede qualifizierte Beschäftigung ausüben, nicht nur die im erlernten Beruf. Das erweitert den Kreis der Stellen, die für ausländische Fachkräfte offenstehen, erheblich.
Schritt 2: Den richtigen Aufenthaltstitel wählen — die Titelmatrix für Arbeitgeber
Die Titelwahl ist die Entscheidung mit der größten Hebelwirkung. Sie bestimmt Verfahrensdauer, Zustimmungspflicht, Bleibeperspektive und den Aufwand im Unternehmen. Die folgende Übersicht zeigt die praktisch relevanten Wege für Arbeitgeber.
| Titel / Weg | Wann er passt | Anerkennung nötig? | Zustimmung BA |
|---|---|---|---|
| Blaue Karte EU (§ 18g AufenthG) | Akademische Qualifikation, Gehalt über der Schwelle | ja | in der Regel nein |
| Fachkraft mit Berufsausbildung (§ 18a AufenthG) | Anerkannte oder gleichwertige Berufsausbildung | ja | regelmäßig ja |
| Fachkraft mit akademischer Ausbildung (§ 18b AufenthG) | Hochschulabschluss ohne Gehaltsschwelle | ja | regelmäßig ja |
| Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Abs. 3 AufenthG) | Qualifikation vorhanden, Anerkennung offen | nein, wird nachgeholt | ja |
| Westbalkanregelung (§ 26 Abs. 2 BeschV) | Sechs Westbalkanstaaten, jede Beschäftigung | nein | ja, kontingentiert |
| § 19c Abs. 2 AufenthG | Ausgeprägte berufspraktische Kenntnisse, v. a. IT | nein | regelmäßig ja |
| ICT-Karte (§ 19 AufenthG) | Konzerninterner Transfer über 90 Tage | nein | ja |
| Chancenkarte (§ 20a AufenthG) | Person sucht noch, Probearbeit möglich | nein | Sonderregeln |
Die Matrix ist eine Vorauswahl, keine Entscheidung. Welcher Weg im konkreten Fall trägt, hängt von Qualifikationsnachweis, Gehalt, Staatsangehörigkeit und Zeitplan ab. Zu den einzelnen Titeln führt KLAMERT & PARTNER eigene Leistungsseiten mit den vollständigen Voraussetzungen — diese Seite beschreibt den Weg im Unternehmen.
Eine Faustregel aus der Beratungspraxis: Erreicht die Stelle die Gehaltsschwelle der Blauen Karte EU, ist sie fast immer der beste Titel — kürzere Fristen zur Niederlassungserlaubnis, EU-Mobilität, regelmäßig keine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Liegt sie darunter, entscheidet der Anerkennungsstand über den Weg.
Schritt 3: Anerkennung klären — oder ohne Anerkennung einstellen (Anerkennungspartnerschaft, § 16d Abs. 3 AufenthG)
Die Anerkennung der ausländischen Qualifikation ist in den meisten Verfahren der kritische Pfad. Sie dauert Monate und liegt außerhalb des Einflussbereichs des Unternehmens. Für Arbeitgeber gibt es deshalb einen Weg, der die Einstellung nicht auf den Bescheid warten lässt.
Was die Anerkennungspartnerschaft leistet
Die Anerkennungspartnerschaft nach § 16d Abs. 3 AufenthG erlaubt die Einreise und die Beschäftigung, bevor das Anerkennungsverfahren abgeschlossen ist. Arbeitgeber und Fachkraft verpflichten sich, das Verfahren nach der Einreise in Deutschland durchzuführen. Die Aufenthaltserlaubnis wird für bis zu drei Jahre erteilt; in diesem Zeitraum soll die Anerkennung abgeschlossen werden.
Voraussetzungen auf Seiten der Fachkraft
Erforderlich sind eine mindestens zweijährige, staatlich anerkannte Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Studium, nachgewiesen über die digitale Auskunft zur Berufsqualifikation. Hinzu kommen Deutschkenntnisse auf Niveau A2 und ein konkretes Beschäftigungsverhältnis, das im fachlichen Zusammenhang mit dem angestrebten Zielberuf steht. Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist erforderlich.
Was der Betrieb übernimmt
Die Anerkennungspartnerschaft ist keine Formalie, sondern eine Verpflichtung des Unternehmens. Der Betrieb muss das Anerkennungsverfahren aktiv fördern und, wenn wesentliche Qualifikationsunterschiede festgestellt werden, deren Ausgleich durch Qualifizierung ermöglichen. Zudem muss er dafür geeignet sein — Erfahrung mit Ausbildung oder Nachqualifizierung ist ein Indiz. Zu den Unterlagen gehören die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis und das Zusatzblatt A.
AUS DER PRAXIS VON KLAMERT & PARTNER — DIE UNTERSCHÄTZTE VERPFLICHTUNG.
Die Anerkennungspartnerschaft wird von Unternehmen gern als schneller Weg gewählt und dann intern nicht abgebildet. Wiederkehrendes Muster: Die Fachkraft ist im Betrieb, das Anerkennungsverfahren läuft nicht, weil niemand zuständig ist, und nach zwei Jahren steht die Verlängerung an, ohne dass ein Bescheid vorliegt. Wer diesen Weg wählt, sollte deshalb von Anfang an festlegen, wer im Unternehmen das Verfahren betreut, wer die Anpassungsqualifizierung organisiert und aus welchem Budget sie bezahlt wird. KLAMERT & PARTNER hält das in einer kurzen internen Vereinbarung fest — sie kostet eine Stunde und sichert drei Jahre.
Wo die Anerkennung schon läuft oder abgeschlossen ist, gilt der Regelweg. Wie anabin, Zeugnisbewertung und Gleichwertigkeitsbescheid funktionieren und was gegen einen Defizitbescheid unternommen werden kann, behandelt KLAMERT & PARTNER auf einer eigenen Leistungsseite zur Anerkennung ausländischer Abschlüsse.
Schritt 4: Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit — was der Arbeitgeber liefert
Bei den meisten Titeln erteilt die Ausländerbehörde die Arbeitserlaubnis nur mit Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Der Beitrag des Unternehmens besteht aus zwei Dokumenten.
Die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis ist das zentrale Formular. Sie beschreibt Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung und Einsatzort und ist die Grundlage der Vergleichbarkeitsprüfung. Je nach Titel kommt ein Zusatzblatt hinzu — bei der Anerkennungspartnerschaft etwa das Zusatzblatt A.
Der häufigste Fehler ist nicht eine falsche Angabe, sondern eine unvollständige. Fehlen Zulagen, Sachleistungen oder Angaben zum Tarifbezug, folgt eine Nachfrage; jede Nachfrage kostet im laufenden Verfahren Wochen. Widersprüche zwischen Arbeitsvertrag und Erklärung haben denselben Effekt. KLAMERT & PARTNER füllt die Erklärung deshalb gemeinsam mit der Personalabteilung aus und legt Stellenbeschreibung und Vergütungsübersicht bei, statt sie nachzureichen.
Welche Beschäftigungen ohne Zustimmung möglich sind, regelt die Beschäftigungsverordnung. Greift eine Ausnahme, fällt ein vollständiger Verfahrensschritt weg — das ist der günstigste Hebel überhaupt. Die Einzelheiten zur Zustimmung und zur Beschäftigungsverordnung behandelt die Leistungsseite zu Arbeitsvisum und Arbeitserlaubnis.
Schritt 5: Verfahren beschleunigen — Vorabzustimmung und beschleunigtes Fachkräfteverfahren
Zwei Instrumente stehen Arbeitgebern zur Verfügung, um Zeit zu gewinnen. Beide setzen voraus, dass das Unternehmen aktiv wird — von allein passiert nichts.
Die Vorabzustimmung: Der Arbeitgeber beantragt die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, bevor die Fachkraft den Visumantrag stellt. Liegt sie vor, muss die Auslandsvertretung die Bundesagentur nicht mehr im laufenden Verfahren beteiligen. Das nimmt einen Prüfschritt aus der Kette.
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG: Der Arbeitgeber schließt mit der zuständigen Ausländerbehörde eine Vereinbarung; die Behörde steuert danach Anerkennung, Zustimmung und Vorabzustimmung und die Auslandsvertretung vergibt bevorzugt einen Termin. Es gelten feste Zeitvorgaben, insgesamt sind etwa vier Monate einzuplanen. Die Ausländerbehörde erhebt derzeit eine Gebühr von 411 Euro, die das Unternehmen durch Kostenübernahmeerklärung tragen kann.
Ob sich das beschleunigte Verfahren rechnet, hängt vom Einzelfall ab: Bei offener Anerkennung und schlechter Terminlage im Herkunftsland kann es Monate sparen, bei anerkanntem Abschluss und guter Terminlage wäre der Regelweg mit Vorabzustimmung oft gleich schnell und günstiger. KLAMERT & PARTNER rechnet beide Varianten gegen den geplanten Starttermin.
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Schritt 6: Einreise, Onboarding und Arbeitgeberpflichten ab dem ersten Arbeitstag
Mit der Einreise endet das Verfahren nicht, es wechselt nur den Charakter. Ab dem ersten Arbeitstag laufen laufende Arbeitgeberpflichten, und zwei davon sind neu oder werden regelmäßig übersehen.
Titel prüfen und Kopie aufbewahren
Vor Beschäftigungsbeginn ist zu prüfen, ob der Aufenthaltstitel zur Erwerbstätigkeit berechtigt und ob er die konkrete Tätigkeit deckt. Eine Kopie des gültigen Titels ist in elektronischer Form oder auf Papier für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren. Diese Kopie ist bei einer Prüfung das erste Dokument, nach dem gefragt wird.
Neue Hinweispflicht seit 1. Januar 2026 (§ 45c AufenthG)
Seit dem 1. Januar 2026 gilt eine neue Arbeitgeberpflicht. Wer eine Fachkraft aus einem Drittstaat mit Aufenthalt im Ausland für eine Beschäftigung in Deutschland gewinnt, muss ihr bis zum ersten Tag der Beschäftigung schriftlich Informationen über das Beratungsangebot „Faire Integration“ zukommen lassen, einschließlich der aktuellen Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle. Die Pflicht entfällt, wenn eine Vermittlungsstelle sie im Rahmen einer grenzüberschreitenden Vermittlung nach § 299 SGB III bereits erfüllt hat. Für Personalabteilungen heißt das: Ein Standardschreiben in den Onboarding-Prozess aufnehmen — einmal erstellen, dauerhaft verwenden.
Mitteilung bei vorzeitiger Beendigung (§ 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 3 AufenthG)
Endet das Beschäftigungsverhältnis vorzeitig, muss der Arbeitgeber das der zuständigen Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen mitteilen. Adressat ist regelmäßig die Behörde am Wohnort der Person, in der Regel die auf dem Titel vermerkte ausstellende Behörde. Erfasst sind die Titel der §§ 18a bis 19f AufenthG, also insbesondere Fachkräfte und Inhaber der Blauen Karte EU; Titel nach §§ 20 und 21 AufenthG sind nicht erfasst.
Diese Mitteilungspflicht ist bußgeldbewehrt: bei Vorsatz droht eine Geldbuße bis 30.000 Euro, bei Leichtfertigkeit bis 15.000 Euro. Sie greift auch bei einer Kündigung in der Probezeit und bei einem Aufhebungsvertrag. Praktisch gehört sie deshalb in die Offboarding-Checkliste, nicht in das Gedächtnis einer einzelnen Person.
Arbeitsvertrag gestalten: Vorbehaltsklausel, Eintrittsdatum, Kostenübernahme
Ein Arbeitsvertrag für eine Auslandseinstellung muss ein Verfahren überstehen, dessen Dauer keine Partei kontrolliert. Drei Regelungen entscheiden darüber.
Die Vorbehaltsklausel: Der Vertragsbeginn wird unter den Vorbehalt der Erteilung des erforderlichen Aufenthaltstitels gestellt. Das schützt beide Seiten — das Unternehmen vor einem Vertrag ohne Arbeitsleistung, die Fachkraft vor einem Vertragsbruch, den sie nicht verschuldet hat. Ohne solche Klausel wird das Eintrittsdatum regelmäßig nachverhandelt.
Das Eintrittsdatum: Es sollte nicht auf einen Wunschtermin gesetzt werden, sondern auf einen Zeitpunkt, der die realistische Verfahrensdauer abbildet — oder als „nach Erteilung des Aufenthaltstitels“ formuliert werden. Bei zusagepflichtigen Projekten ist ein zweistufiges Modell möglich, das Vorbereitungsaufgaben aus dem Ausland zulässt.
Die Kostenübernahme: Gebühren, Übersetzungen, Anerkennungsverfahren, Relocation und Sprachkurse lassen sich vertraglich zuordnen. Wo das Unternehmen Kosten trägt, kommen Rückzahlungsklauseln in Betracht — sie sind aber an die Vorgaben der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung zu Bindungsdauer und Staffelung gebunden und wären im Einzelfall zu prüfen. Eine unwirksame Klausel ist schlechter als keine.
Arbeitgeberhaftung: Bußgeld bis 500.000 Euro, Strafbarkeit, Gewerbezentralregister
Die Beschäftigung eines Ausländers ohne die erforderliche Berechtigung ist keine Formalie mit Nachbesserungsmöglichkeit. Der Gesetzgeber hat den Rahmen bewusst hoch gesetzt.
Ordnungswidrigkeit: Wer entgegen § 4a Abs. 5 Satz 1 oder 2 AufenthG einen Ausländer beschäftigt, handelt nach § 404 Abs. 2 Nr. 3 SGB III ordnungswidrig. Der Bußgeldrahmen reicht bis 500.000 Euro. Erfasst ist nicht nur Vorsatz, sondern auch Fahrlässigkeit — die unterlassene Prüfung genügt.
Nebenfolge Gewerbezentralregister: Jede rechtskräftige Geldbuße von mehr als 200 Euro wird in das Gewerbezentralregister eingetragen. Für Unternehmen, die sich an öffentlichen Vergabeverfahren beteiligen, ist das die eigentlich schmerzhafte Folge, weil ein Eintrag den Ausschluss nach sich ziehen kann.
Strafbarkeit: Bei Wiederholung greift § 11 Abs. 1 Nr. 2a SchwarzArbG mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe; dasselbe gilt nach § 11 Abs. 1 Nr. 1 SchwarzArbG bei gleichzeitiger Beschäftigung von fünf oder mehr Ausländern ohne Berechtigung. Liegen erheblich schlechtere Arbeitsbedingungen vor als bei vergleichbaren deutschen Arbeitnehmern, kommt § 10 SchwarzArbG mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren in Betracht.
„Der Bußgeldrahmen von 500.000 Euro schreckt Unternehmen zu Recht — verhängt wird das in aller Regel nicht. Was tatsächlich weh tut, ist der Eintrag im Gewerbezentralregister, weil er in der nächsten Vergabe auftaucht. Wer öffentliche Aufträge annimmt, sollte die Titelprüfung deshalb als Vergabethema behandeln, nicht als Personalthema.“
— Markus Klamert, Rechtsanwalt und Gründer von KLAMERT & PARTNER
Prüfpflicht und Dokumentation für Arbeitgeber — was einer Prüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit standhält
Zuständig für Prüfungen ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung. Sie prüft nicht, ob ein Unternehmen sich Mühe gegeben hat, sondern ob es dokumentieren kann, was es geprüft hat.
Zwei Fehler dominieren. Der erste: Es wird geprüft, ob ein Titel vorliegt, aber nicht, ob er die konkrete Tätigkeit deckt. Manche Titel erlauben jede Beschäftigung, andere nur eine bestimmte Tätigkeit bei einem bestimmten Arbeitgeber; eine Versetzung in eine andere Abteilung kann den Rahmen verlassen. Der zweite: Es wird einmal geprüft und nie wieder. Titel laufen ab, und mit dem Ablauf endet die Berechtigung.
AUS DER PRAXIS VON KLAMERT & PARTNER — DIE PRÜFAKTE JE BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNIS.
Was einer Prüfung erfahrungsgemäß standhält, ist keine Sammelliste, sondern eine kurze Akte je Beschäftigungsverhältnis mit fünf Positionen: Kopie des Aufenthaltstitels mit Datum der Prüfung und Namen des Prüfenden; Vermerk, welche Tätigkeit der Titel deckt; Ablaufdatum mit Wiedervorlage sechs Wochen vorher; Nachweis der Hinweispflicht nach § 45c AufenthG; Vermerk über die Mitteilung nach Beendigung. Fünf Positionen, ein Blatt. KLAMERT & PARTNER stellt diese Prüfakte als Vorlage bereit und schult die zuständigen Mitarbeitenden, wenn ein Unternehmen regelmäßig aus dem Ausland einstellt.
Auftraggeberhaftung bei Nachunternehmern (§ 404 Abs. 1 SGB III)
Ein Haftungstatbestand betrifft Unternehmen, die selbst niemanden aus dem Ausland einstellen. Er ist für Bau, Logistik, Gebäudedienstleistung und Industriemontage der praktisch wichtigste Satz dieser Seite.
Nach § 404 Abs. 1 SGB III handelt ordnungswidrig, wer als Unternehmer Dienst- oder Werkleistungen ausführen lässt und einen Nachunternehmer beauftragt, von dem er weiß oder fahrlässig nicht weiß, dass dieser einen Ausländer ohne die erforderliche Berechtigung beschäftigt. Der Bußgeldrahmen reicht auch hier bis 500.000 Euro.
Entscheidend ist das Wort „fahrlässig“. Wer Nachunternehmer ohne jede Prüfung beauftragt, kann sich später nicht darauf berufen, nichts gewusst zu haben. Umgekehrt entlastet eine dokumentierte Prüfung.
KLAMERT & PARTNER richtet für Auftraggeber deshalb drei Ebenen ein: eine vertragliche — Zusicherungen des Nachunternehmers, Nachweispflichten, Kündigungsrecht bei Verstoß; eine tatsächliche — welche Nachweise vor Baubeginn vorliegen müssen und wer sie prüft; und eine dokumentarische, damit die Prüfung im Streitfall belegbar ist. Bei mehrstufigen Ketten ist zusätzlich zu regeln, wie sich die Pflichten nach unten weitergeben.
Sonderwege für Arbeitgeber: Westbalkanregelung, Konzernentsendung, Chancenkarte, Ukraine
Vier Konstellationen folgen eigenen Regeln und lohnen für Arbeitgeber eine gesonderte Prüfung.
Westbalkanregelung: Für Staatsangehörige von Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien ist der Zugang zu jeder Beschäftigung ohne Qualifikationsnachweis möglich. Erforderlich sind ein verbindliches Arbeitsplatzangebot und die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit; die Zustimmungen sind auf 50.000 je Kalenderjahr kontingentiert und auf Monate und Staatsangehörigkeiten aufgeteilt. Der Zeitpunkt der Antragstellung entscheidet damit mit.
Konzernentsendung: Wird eine Person innerhalb der Unternehmensgruppe nach Deutschland versetzt, greifen ICT-Karte, Mobiler-ICT-Karte oder — bei Einsätzen bis 90 Tage mit EU-Vortitel — die kurzfristige Mobilität mit Mitteilung an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge. Details behandelt die Leistungsseite zur ICT-Karte.
Chancenkarte: Sie richtet sich an Personen, die noch keine Stelle haben, und erlaubt Nebenbeschäftigung und Probearbeit. Für Arbeitgeber ist sie interessant, weil sie Kandidaten ins Land bringt, die man vor der Einstellung tatsächlich erleben kann.
Ukrainische Fachkräfte: Sie halten häufig einen Aufenthaltstitel nach § 24 AufenthG und dürfen damit regelmäßig ohne weiteres Verfahren beschäftigt werden. Zu prüfen ist der konkrete Titelvermerk. Für ukrainisch- und russischsprachige Mandanten ist Denys Osypenko Ansprechpartner der Kanzlei.
Kosten, Zeitplanung und Budget für die Einstellung einer Fachkraft aus dem Ausland
Eine Auslandseinstellung ist planbar, wenn sie budgetiert wird. Vier Kostenblöcke treten regelmäßig auf.
Behördengebühren: Visumgebühr der Auslandsvertretung, Gebühr der Ausländerbehörde für den Aufenthaltstitel und, im beschleunigten Fachkräfteverfahren, 411 Euro. Anerkennung: Gebühren der Anerkennungsstelle, Zeugnisbewertung, beglaubigte Übersetzungen und gegebenenfalls Apostillen. Qualifizierung: Anpassungsqualifizierung, Prüfungsgebühren, Sprachkurse. Ankunft: Reise, Wohnungssuche, Erstausstattung.
Beim Zeitplan sind zwei Größen entscheidend, die sich nicht addieren, sondern überlappen: die Dauer des Anerkennungsverfahrens und die Terminlage der Auslandsvertretung. Wer beide parallel führt statt hintereinander, verkürzt die Gesamtdauer erheblich — das ist der eigentliche Ertrag einer frühen Beratung.
Die anwaltliche Vergütung vereinbart KLAMERT & PARTNER mit Unternehmen transparent: nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz oder auf Grundlage einer individuellen Honorarvereinbarung, regelmäßig als Festpreis je Einstellung oder als Rahmenvereinbarung für wiederkehrenden Bedarf. Das macht die Position im Personalbudget kalkulierbar.
Wiederkehrende Einstellungen: den Prozess einmal richtig aufsetzen
Unternehmen, die regelmäßig aus dem Ausland einstellen, zahlen ihren höchsten Preis nicht für Gebühren, sondern für Wiederholung. Jede Einstellung beginnt wieder bei Null, weil Wissen an Personen hängt statt an einem Prozess.
KLAMERT & PARTNER richtet für solche Unternehmen eine Verfahrensvorlage ein. Sie enthält den Ablauf mit Zuständigkeiten und Fristen, Musterunterlagen für Vertrag, Vorbehaltsklausel und Kostenübernahmeerklärung, eine ausgefüllte Beispiel-Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis, die Prüfakte für die Dokumentation, eine Offboarding-Checkliste mit der Mitteilungspflicht und das Standardschreiben zur Hinweispflicht nach § 45c AufenthG.
Der Effekt ist messbar: Die Personalabteilung arbeitet selbstständig, und anwaltliche Beratung wird nur noch für die Fälle gebraucht, die vom Standard abweichen. Das ist für Unternehmen der günstigere Zuschnitt — und der Grund, warum KLAMERT & PARTNER diese Vorlage anbietet, statt jede Einstellung einzeln abzurechnen.
Sprachen und Zugang: Deutsch, Englisch, Ukrainisch, Russisch, Portugiesisch, Hindi
Eine Einstellung aus dem Ausland hat zwei Gesprächspartner: das Unternehmen und die Fachkraft. KLAMERT & PARTNER berät auf Deutsch, Englisch, Ukrainisch, Russisch, Portugiesisch und Hindi.
Für indische Fachkräfte steht eine Beratung auf Hindi zur Verfügung. Die Kanzlei erweitert ihr Team um einen Juristen indischer Herkunft, der Hindi spricht; die anwaltliche Bearbeitung und Vertretung erfolgt durch die zugelassenen Rechtsanwälte der Kanzlei. Für ukrainisch- und russischsprachige Fachkräfte ist Denys Osypenko Ansprechpartner, Portugiesisch deckt die Kanzlei für Brasilien und Portugal ab.
Für Arbeitgeber ist das mehr als ein Service. Wenn die Fachkraft im Ausland versteht, welche Unterlagen in welcher Form gebraucht werden, entfallen die Nachforderungen, die den Zeitplan des Unternehmens verschieben.
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KLAMERT & PARTNER — Rechtsanwalt München für Arbeitgeber, bundesweit tätig
KLAMERT & PARTNER Rechtsanwälte PartGmbB ist eine auf Vermögensrecht spezialisierte Wirtschaftskanzlei in München. Die Beratung von Arbeitgebern im Aufenthalts- und Arbeitsmigrationsrecht gehört zu den Bereichen, in denen die Kanzlei Unternehmen begleitet — von der Titelwahl über das Verfahren bis zur Compliance-Struktur.
Warum ein Rechtsanwalt München für Einstellungen in ganz Deutschland? Weil das Aufenthaltsrecht Bundesrecht ist. Zuständig ist die Ausländerbehörde am Beschäftigungsort, das anwendbare Recht ist überall dasselbe. Als Rechtsanwalt München führt KLAMERT & PARTNER Verfahren für Unternehmen in Hamburg, Leipzig, Stuttgart oder Dortmund ebenso wie für Arbeitgeber in Bayern.
Mandanten sind Mittelständler, Pflegeeinrichtungen, Handwerks- und Bauunternehmen, IT-Unternehmen und Konzerntöchter. Mitglied der Rechtsanwaltskammer München; Markus Klamert ist zusätzlich Mitglied der Rechtsanwaltskammer für Tirol in Innsbruck.
Die Kanzleiräume liegen im Klinikviertel der Ludwigsvorstadt, nahe der Theresienwiese und mit der U-Bahn von Sendlinger Tor oder Goetheplatz in wenigen Minuten erreichbar. Wer nicht in München sitzt, muss für die Beratung nicht anreisen. Anfahrt und Bürozeiten finden Sie im Kontaktbereich.
Kostenlose Ersteinschätzung für Unternehmen
Im Rahmen der kostenlosen Ersteinschätzung prüft KLAMERT & PARTNER Ihren Sachverhalt unverbindlich auf erkennbare Erfolgsaussichten. Eine darüber hinausgehende rechtliche Beratung erfolgt erst nach Mandatierung und Honorarvereinbarung.
Für eine geplante Einstellung heißt das konkret: Welcher Aufenthaltstitel trägt die Stelle? Ist die Qualifikation belastbar nachgewiesen, oder kommt die Anerkennungspartnerschaft in Betracht? Ist eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich? Und wo liegt im geplanten Zeitplan das Risiko?
Was Sie für die Ersteinschätzung bereitlegen sollten
Hilfreich sind die Stellenbeschreibung mit vorgesehener Vergütung, die Qualifikationsnachweise der Kandidatin oder des Kandidaten, Angaben zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsort und der geplante Starttermin. Bei laufenden Verfahren zusätzlich der Schriftwechsel mit Behörden, bei Ablehnungen der Bescheid.
Der schnellste Weg führt über das Kontaktformular für den Fachkräfte-Service: Vorhaben in wenigen Sätzen beschreiben, Unterlagen als Anhang, Rückmeldung mit einer ersten Einordnung. Telefonisch erreichen Sie KLAMERT & PARTNER unter 089 540 239 0.
Häufige Fragen von Arbeitgebern zur Einstellung ausländischer Fachkräfte
Was muss ein Arbeitgeber beachten, wenn er eine Fachkraft aus dem Ausland einstellen will?
Vier Punkte, in dieser Reihenfolge: Ist die Qualifikation anerkannt oder gleichwertig — und wenn nicht, welcher Weg bleibt? Welcher Aufenthaltstitel trägt die Stelle? Ist die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich? Und deckt die Arbeitserlaubnis im Titel die konkrete Tätigkeit? Die Prüfpflicht liegt beim Unternehmen, nicht bei der Fachkraft. KLAMERT & PARTNER als Rechtsanwalt München prüft diese Punkte in der kostenfreien Ersteinschätzung, bevor ein Vertrag unterschrieben wird.
Wie lange dauert es, bis eine Fachkraft aus dem Ausland anfangen kann?
Realistisch sind mehrere Monate. Die Dauer setzt sich aus drei Blöcken zusammen: Anerkennung der Qualifikation, Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit und Terminlage der zuständigen Auslandsvertretung. Der letzte Block ist der am wenigsten steuerbare und schwankt nach Land und Jahreszeit erheblich. Wer Anerkennung und Visumverfahren parallel führt statt hintereinander, verkürzt die Gesamtdauer deutlich. Im beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG sind insgesamt etwa vier Monate einzuplanen. KLAMERT & PARTNER als Rechtsanwalt München stellt den Zeitplan vor dem Vertragsangebot auf.
Was kostet es, eine Fachkraft aus dem Ausland einzustellen?
Es treten vier Kostenblöcke auf: Behördengebühren für Visum und Aufenthaltstitel, im beschleunigten Verfahren zusätzlich 411 Euro; Anerkennungskosten samt Zeugnisbewertung, Übersetzungen und Beglaubigungen; Qualifizierung und Sprachkurse; sowie Reise und Ankunft. Dazu die anwaltliche Vergütung, die KLAMERT & PARTNER für Unternehmen regelmäßig als Festpreis je Einstellung oder als Rahmenvereinbarung vereinbart. Welche Positionen das Unternehmen trägt, lässt sich vertraglich zuordnen.
Können wir einen Arbeitsvertrag schließen, bevor der Aufenthaltstitel vorliegt?
Ja, und in der Regel ist das sogar notwendig — die Behörden verlangen ein konkretes Arbeitsplatzangebot oder einen Vertrag. Empfehlenswert ist eine Vorbehaltsklausel: Der Vertragsbeginn wird unter den Vorbehalt der Erteilung des erforderlichen Aufenthaltstitels gestellt. Damit entsteht keine Arbeitspflicht, solange der Titel fehlt, und keine Seite trägt das Risiko eines Verfahrens allein. Ohne solche Klausel wird das Eintrittsdatum am Ende nachverhandelt.
Welches Eintrittsdatum sollten wir in den Vertrag schreiben?
Nicht den Wunschtermin. Sinnvoll ist entweder ein Datum, das die realistische Verfahrensdauer abbildet, oder eine Formulierung, die den Beginn an die Erteilung des Aufenthaltstitels knüpft. Wer ein festes Datum zusagt, bevor Titelwahl, Zustimmungspflicht und Terminlage geklärt sind, verhandelt gegen einen Zeitplan, den er nicht kontrolliert. In der Praxis ist das der häufigste vermeidbare Fehler bei Auslandseinstellungen.
Wer beantragt was — Arbeitgeber oder Fachkraft?
Das Visum beantragt die Fachkraft bei der deutschen Auslandsvertretung, den Aufenthaltstitel nach der Einreise bei der Ausländerbehörde. Der Arbeitgeber liefert die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis samt Zusatzblättern, kann die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit beantragen und leitet das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG ein. Es gibt also keinen Antrag, den das Unternehmen allein stellt — aber mehrere Schritte, die ohne das Unternehmen nicht funktionieren.
Können wir jemanden ohne anerkannten Abschluss einstellen?
Ja, es gibt mehrere Wege. Die Anerkennungspartnerschaft nach § 16d Abs. 3 AufenthG erlaubt Einreise und Beschäftigung, während das Anerkennungsverfahren in Deutschland läuft. § 19c Abs. 2 AufenthG greift bei ausgeprägten berufspraktischen Kenntnissen, klassisch in der IT. Die Westbalkanregelung verlangt für sechs Staaten überhaupt keinen Qualifikationsnachweis. Welcher Weg offensteht, hängt von Staatsangehörigkeit, Qualifikation und Stelle ab.
Was ist eine Anerkennungspartnerschaft?
Die Anerkennungspartnerschaft nach § 16d Abs. 3 AufenthG ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Fachkraft, das Anerkennungsverfahren erst nach der Einreise in Deutschland durchzuführen. Voraussetzung sind eine mindestens zweijährige, staatlich anerkannte Ausbildung oder ein Studium, Deutschkenntnisse auf Niveau A2 und ein Beschäftigungsverhältnis im fachlichen Zusammenhang mit dem Zielberuf. Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist erforderlich. Die Aufenthaltserlaubnis wird für bis zu drei Jahre erteilt.
Welche Pflichten übernimmt unser Betrieb bei einer Anerkennungspartnerschaft?
Der Betrieb muss das Anerkennungsverfahren aktiv fördern und, wenn wesentliche Qualifikationsunterschiede festgestellt werden, deren Ausgleich durch Qualifizierung ermöglichen. Er muss dafür auch geeignet sein — Erfahrung mit beruflicher Ausbildung oder Nachqualifizierung ist ein Indiz. Zu den Unterlagen gehören die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis und das Zusatzblatt A. Wer diesen Weg wählt, sollte intern festlegen, wer das Verfahren betreut und aus welchem Budget die Qualifizierung bezahlt wird.
Welche Sprachkenntnisse muss die Fachkraft mitbringen?
Das hängt vom Titel und vom Beruf ab. Für die Fachkräftetitel nach §§ 18a und 18b AufenthG gibt es kein allgemeines Spracherfordernis, für die Anerkennungspartnerschaft nach § 16d Abs. 3 AufenthG ist Niveau A2 vorgeschrieben. In reglementierten Berufen — etwa in der Pflege und in der Medizin — verlangen die Berufszulassungsbehörden regelmäßig deutlich höhere Niveaus, häufig B2. Diese berufsrechtliche Anforderung ist von der aufenthaltsrechtlichen zu trennen und wird oft zu spät geprüft. KLAMERT & PARTNER als Rechtsanwalt München prüft beide Ebenen zusammen.
Wer trägt die Kosten des Anerkennungsverfahrens?
Das ist frei vereinbar. Gebühren der Anerkennungsstelle, Zeugnisbewertung, Übersetzungen und Beglaubigungen können vom Unternehmen oder von der Fachkraft getragen werden. In der Praxis übernehmen Arbeitgeber diese Kosten häufig, weil sie den Zeitplan mitbestimmen. Wo das Unternehmen zahlt, kommen Rückzahlungsklauseln in Betracht — sie sind an die Vorgaben der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung zu Bindungsdauer und Staffelung gebunden und wären im Einzelfall zu prüfen.
Was ist die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis?
Sie ist das zentrale Formular des Arbeitgebers im Zustimmungsverfahren. Angegeben werden Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung und Einsatzort; auf dieser Grundlage prüft die Bundesagentur für Arbeit, ob die Arbeitsbedingungen denen vergleichbarer inländischer Beschäftigter entsprechen. Je nach Titel kommen Zusatzblätter hinzu. Unvollständige Angaben zu Zulagen, Sachleistungen oder Tarifbezug sind der häufigste Grund für Rückfragen — und jede Rückfrage kostet Wochen.
Müssen wir das Gehalt an deutsche Standards anpassen?
Ja. Maßstab ist die Vergleichbarkeit mit inländischen Beschäftigten in derselben Tätigkeit; deutsche Mindestarbeitsbedingungen einschließlich Mindestlohn und einschlägiger Tarifregelungen gelten unabhängig von der Staatsangehörigkeit. Ein im Herkunftsland angemessenes Entgelt kann für den deutschen Einsatz zu niedrig sein. Bei einzelnen Titeln — etwa der Blauen Karte EU — gilt zusätzlich eine feste Gehaltsschwelle, die jährlich angepasst wird.
Können wir das Verfahren beschleunigen?
Drei Hebel sind steuerbar. Die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit zieht einen Prüfschritt aus dem laufenden Visumverfahren heraus. Das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG arbeitet mit festen Fristen und bevorzugter Terminvergabe; die Ausländerbehörde erhebt dafür derzeit 411 Euro. Und die Qualität der Unterlagen: vollständige, widerspruchsfreie Angaben verhindern Rückfragen. Nicht steuerbar bleibt die allgemeine Terminlage der Auslandsvertretung.
Was ändert sich, wenn die Fachkraft aus einem EU-Staat kommt?
Dann entfällt das gesamte Verfahren. Staatsangehörige der EU-Mitgliedstaaten sowie von Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz genießen Freizügigkeit und brauchen weder Visum noch Arbeitserlaubnis. Zu erledigen bleiben die allgemeinen Pflichten: Anmeldung, Sozialversicherung, Steuer-Identifikationsnummer. Für drittstaatsangehörige Familienangehörige von EU-Bürgern gelten eigene, in der Regel günstigere Regeln als im allgemeinen Aufenthaltsrecht.
Was passiert, wenn wir jemanden ohne Arbeitserlaubnis beschäftigen?
Es handelt sich um eine Ordnungswidrigkeit nach § 404 Abs. 2 Nr. 3 SGB III mit einem Bußgeldrahmen bis 500.000 Euro; erfasst ist auch Fahrlässigkeit. Jede rechtskräftige Geldbuße über 200 Euro wird in das Gewerbezentralregister eingetragen, was in Vergabeverfahren zum Ausschluss führen kann. Bei Wiederholung oder ab fünf Beschäftigten ohne Berechtigung droht nach § 11 SchwarzArbG Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren, bei erheblich schlechteren Arbeitsbedingungen nach § 10 SchwarzArbG bis zu fünf Jahren. Hinzu treten Beitragsnachforderungen.
Wie dokumentieren wir die Prüfung des Aufenthaltstitels richtig?
Bewährt hat sich eine kurze Prüfakte je Beschäftigungsverhältnis: Kopie des gültigen Aufenthaltstitels — sie ist ohnehin für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren —, Datum und Name des Prüfenden, ein Vermerk, welche Tätigkeit der Titel deckt, das Ablaufdatum mit Wiedervorlage, der Nachweis der Hinweispflicht nach § 45c AufenthG und der Vermerk über die Mitteilung nach Beendigung. Bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit zählt, was belegbar ist, nicht was erinnert wird.
Haften wir für Nachunternehmer, die unerlaubt beschäftigen?
Ja, unter Umständen. Nach § 404 Abs. 1 SGB III handelt ordnungswidrig, wer Dienst- oder Werkleistungen ausführen lässt und einen Nachunternehmer beauftragt, von dem er weiß oder fahrlässig nicht weiß, dass dieser Ausländer ohne die erforderliche Berechtigung beschäftigt. Der Rahmen reicht bis 500.000 Euro. Entlastend wirkt eine dokumentierte Prüfung — vertragliche Zusicherungen, Nachweispflichten vor Leistungsbeginn und eine Kontrolle, die festgehalten wird. KLAMERT & PARTNER als Rechtsanwalt München richtet diese Struktur für Auftraggeber ein.
Müssen wir der Ausländerbehörde melden, wenn das Arbeitsverhältnis endet?
Bei vorzeitiger Beendigung ja. Nach § 4a Abs. 5 Satz 3 Nr. 3 AufenthG ist die zuständige Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen zu unterrichten; Adressat ist regelmäßig die Behörde am Wohnort der Person. Erfasst sind die Titel der §§ 18a bis 19f AufenthG, also insbesondere Fachkräfte und Inhaber der Blauen Karte EU; Titel nach §§ 20 und 21 AufenthG nicht. Bei Vorsatz droht eine Geldbuße bis 30.000 Euro, bei Leichtfertigkeit bis 15.000 Euro. Die Pflicht gehört deshalb in die Offboarding-Checkliste.
Darf die Fachkraft im Unternehmen die Tätigkeit wechseln oder in eine andere Abteilung gehen?
Das entscheidet der Umfang der Arbeitserlaubnis im Aufenthaltstitel. Manche Titel erlauben jede qualifizierte Beschäftigung, andere nur eine bestimmte Tätigkeit bei einem bestimmten Arbeitgeber; bei der Blauen Karte EU besteht in der ersten Zeit eine Anzeige- beziehungsweise Genehmigungspflicht. Eine Versetzung ohne Prüfung kann den Rahmen des Titels verlassen — mit denselben Folgen wie eine Beschäftigung ohne Erlaubnis. Vor jeder Umsetzung gehört der Titelvermerk geprüft.
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